Licentiehandboek

De samenwerking in licentieverband dient zonder meer gebaseerd te zijn op wederzijds vertrouwen. Daarbij is het noodzakelijk afspraken met elkaar te maken. De basis afspraken van Time Out Sport en zijn licentienemer worden schriftelijk vastgelegd in de licentieovereenkomst.

Bij Time Out Sport krijgt de licentienemer een standaard licentieovereenkomst voorgelegd, die ook aan de andere licentienemers is aangeboden. Naast de licentieovereenkomst wordt bij Time Out Sport gebruik gemaakt van een licentiehandboek. In dit handboek zijn alle praktische en operationele zaken geregeld. Het handboek van Time Out Sport is het ‘raamwerk’ van de licentieovereenkomst.

Voordelen

Uniform winkelconcept

Om de herkenbaarheid van de winkels bij de consument te vergroten wordt er binnen Time Out Sport gewerkt met een uniform winkelconcept. Dit houdt in dat het interieur en exterieur van alle winkels wordt ontworpen door dezelfde architect en ook gebouwd wordt door vaste leveranciers. Dit komt de algemene uitstraling en herkenbaarheid van de winkels ten goede. De uitstraling van de Time Out Sport winkels voldoen hierbij aan de volgende criteria: Heldere en transparante winkeluitstraling met veel ruimte voor visuals. Eenduidige winkelindeling, eenduidig naam- en logogebruik. De uitstraling van de winkel wordt bepaald door een aantal dominante sportmode merken. De hoofdmerken worden op wandpresentaties gepresenteerd. Er is veel aandacht besteed aan het lichtplan waardoor een attractieve winkel ontstaat.

Uniform basisassortiment

Alle Time Out Sport winkels hebben hetzelfde basisassortiment, waardoor er een eenduidige uitstraling naar de consument ontstaat. Dit houdt in dat er in de basis met dezelfde merken wordt gewerkt. Het voordeel hiervan is de mogelijkheid om onderling tussen de filialen artikelen uit te wisselen (zie punt 5 interstore transfer). Voor de locale licentiehouder is er overigens wel de mogelijkheid om in het randassortiment een aangepast assortiment in hun vestiging aan te bieden. Hierbij gaat het voornamelijk om hardwaren uit het voetbal-, tennis- of zwemassortiment.

Automatisering en informatisering

Ter ondersteuning van het winkelconcept beschikt de Time Out Sport formule over een uiterst geavanceerd en volledig geautomatiseerd informatiesysteem. Doordat elke winkel met een computerkassa aan de centrale computer is gekoppeld, is er voortdurend inzicht in de verkoopresultaten en de voorraden. De inkoopafdeling kan door dit systeem de verkoopcijfers analyseren en hier rekening mee houden bij de inkoop van nieuwe collecties. Door dit systeem is er tevens up-to-date informatie beschikbaar voor de licentienemer en licentiegever op het gebied van de omzet, de marge, de doorverkoop en het voorraadpeil. Tevens biedt dit systeem, doormiddel van de klantenmodule, de mogelijkheid om klanten te registeren waardoor er persoonsgebonden aankopen kunnen worden verricht. Dit geeft Time Out Sport inzicht in het koopgedrag van de Time Out Sport klanten en biedt de mogelijkheid om hen persoonlijker te benaderen door middel van mailingen. Het automatiseringsysteem kan gezien worden als een van de belangrijkste pijlers binnen de Time Out Sport formule. Het wordt dan ook veelvuldig gebruikt voor; inkoopbeheer, voorraadbeheer en managementinformatie.

Interstore transfer

Doordat alle Time Out Sport winkels zijn uitgerust met een volledig geautomatiseerd kassasysteem kunnen er ook artikelen worden uitgewisseld tussen de onderlinge Time Out Sport winkels. Iedere Time Out Sport winkelier kan in zijn kassasysteem zien welke artikelen bij welk filiaal op voorraad zijn en deze vervolgens bestellen. Het voordeel van dit systeem is dat er zo weinig mogelijk NEE verkoop zal optreden, een voorraad ontstaat die up-to-date is, een betere doorverkoop en hogere marges worden gerealiseerd. Ook kan de consument de gekochte artikelen in alle afzonderlijke Time Out Sport winkels ruilen.

Gezamenlijke promotie

Net als bij gezamenlijke inkoop kunnen er ook grotere voordelen worden behaald door gezamenlijke promotie. Hierdoor kunnen namelijk grotere oplages worden behaald, wat weer resulteert in een lagere kostprijs. Promotie activiteiten zijn van groot belang voor het ondersteunen van de formule. De consument kan immers in ieder willekeurige plaats waar hij winkelt terecht bij verschillende aanbieders van mode en/of sportartikelen. Het is dan ook van belang om een voorkeurspositie te creëren bij de consument. Promotie is een van de instrumenten waarmee dit gerealiseerd kan worden. Voorbeelden van promotie activiteiten die door Time Out Sport ontwikkeld en uitgevoerd worden zijn: Campagnes in samenwerking met een sportmerk; Folders (meerdere keren per jaar); Sponsoring van evenementen; Sponsoring van professionele sportploegen; Advertenties en In-Store promotion.Een deel van de activiteiten zal gezamenlijk worden georganiseerd. Deze activiteiten worden door de licentiehouders gezamenlijk betaald. De intensieve communicatie met de doelgroep vormt een belangrijke pijler voor de Time Out Sport formule.

Bedrijfsvergelijkingen

Iedere nieuwe licentiehouder laat zijn of haar administratie verzorgen door de arrangement accountant van Time Out Sport. Dit accountantskantoor verzorgt onafhankelijk van de licentie organisatie de administraties van de verschillende aangesloten licentienemers inclusief de jaarrekening. Het grote voordeel van het verzorgen van de verschillende administraties binnen de totale organisatie is de mogelijkheid tot het vergelijken van de verschillende jaarrekeningen.

Uniforme klant- en servicebenadering

De Time Out Sport formule is gericht op een uniforme klant- en servicebenadering. Time Out Sport legt dan ook een belangrijke nadruk op persoonlijke verkoop. Het tweerichtingsverkeer in de communicatie met de consument tijdens het verkoopgesprek en de directe feedback kunnen namelijk tot snelle resultaten leiden. Goed kunnen verkopen is dan ook de basis van een succesvolle Time Out Sport winkel. Immers, als een product niet wordt verkocht en de kassa dus niet rinkelt, zijn veel andere activiteiten verloren moeite. Vanuit de Time Out Sport organisatie wordt dan ook veel aandacht besteed aan klant- en servicebenadering. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het organiseren van personeelstrainingen door de licentiegever.